Blog overzicht

Event registratie via WhatsApp

WhatsApp chatbot event en deelnemer registratie

Op 17 maart organiseren we samen met Building Blocks en Teleperformance een exclusief Conversational Commerce event genaamd Behind the Screens. Onder het motto “practice what you preach” hebben we besloten om deelnemers te laten aanmelden via een WhatsApp chatbot!

Waarom deelnemers registreren via WhatsApp?

Het Conversational Commerce event wordt in Nederland georganiseerd en WhatsApp is verreweg de meest gebruikte messaging app. Met WhatsApp kunnen deelnemers zich op een vernieuwende en laagdrempelige manier aanmelden.

Naast de innovatie en laagdrempeligheid is het met behulp van Flow.ai eenvoudig een registratie chatbot op te zetten en kunnen deelnemers op een later tijdstip nog direct en persoonlijk worden bereikt.

Flow Chatbot interface

Aangezien dit de eerste keer was dat we op deze manier WhatsApp gingen inzetten wisten we niet goed wat we konden verwachtten. Gaan mensen zich wel aanmelden via WhatsApp? En wat voor andere vragen gaan er gesteld worden?

In dit artikel leggen we uit hoe we deze eventregistratie via WhatsApp in elkaar hebben gezet. Daarnaast kun je onze event chatbot ook als template downloaden zodat je deze zelf kunt gebruiken.

Combinatie van on- en offline

Om de genodigden persoonlijk uit te nodigen hebben we een prachtige fysieke uitnodiging laten versturen, inclusief 3 tickets met QR code.

Door vervolgens de QR code van een ticket te scannen start de registratie flow via WhatsApp. Na het voltooien van de bevestiging van de aanmelding, was het mogelijk op een later tijdstip nog een bericht te sturen naar deelnemers en werden de aanmeldingen automatisch toegevoegd in een Google Spreadsheet.

Naast de algemene registratie flow anticipeerden we op een aantal vragen:

Invite chatbot Scan QR code

Design, conversie en opvolgen

De event chatbot is opgebouwd uit 3 groepen met flows. De eerste groep is om deelnemers te registreren. Hierin wordt informatie uitgevraagd zoals naam, email en bedrijfsnaam. De tweede groep flows is gevuld met veelgestelde vragen over het evenement en de derde groeps vangt onbekende vragen en schakelt deze door naar iemand van de organisatie.

...Alle voltooide aanmeldingen komen in de spreadsheet te staan. Zo kunnen wij deelnemers altijd bereiken en kunnen we zorgen dat er badges klaar liggen bij de entree...

Het aanmelden via WhatsApp is nieuw en daarom is het ook lastig om de conversie in te schatten. Wel kunnen we de conversie meten door gebruik te maken van tags. Tags geven inzicht in het aantal mensen dat de interactie is gestart met de chatbot en hoeveel mensen zich vervolgens hebben aan- of afgemeld.

WhatsApp chatbot reigstratie

Om de conversie te verhogen hebben we timers en een uitval geïntegreerd in de chatbot. Zijn er mensen die de de registratie zijn begonnen maar deze niet hebben afgemaakt? Dan zorgen de timers ervoor dat deze persoon na 3 uur een bericht krijgt met de vraag of hij/zij de registratie wilt voortzetten. Zijn er vragen die onbekend zijn voor de chatbot? Geen probleem we doen een handoff naar iemand van de organisatie die via de chat binnenkomende vragen kan beantwoorden. De bot is uiteraard geintegreerd met WhatsApp for Business en om deelnemers vast te leggen maakten we gebruik van Zapier en een Google Spreadsheet.

Alle voltooide aanmeldingen komen in de spreadsheet te staan met bedrijfsnaam, naam, e-mail en telefoonnummer. Zo kunnen wij deelnemers altijd bereiken en kunnen we zorgen dat er badges klaar liggen bij de entree.

Resultaten

De hele registratie flow via WhatsApp was een experiment met een fantastisch eindresultaat. Verliep alles goed?

Voor het overgrote deel van de registraties wel. Omdat het zo ontzettend nieuw was moesten we wel een aantal keer de registratie flow bijschaven en zagen we dat de bot af en toe iets te vaak vroeg om de registratie af te ronden. Gelukkig was dit heel eenvoudig en direct te regelen via Flow.ai.

De resultaten zijn erg positief! Als we de conversie meten door het aantal aanmeldingen te delen het aantal mensen dat de chat met de bot is gestart komen we uit op een conversie van 57%. Een mooi resultaat en we kunnen zeggen dat het aanmeldingsproces via een WhatsApp chatbot super werkt.

Start directContact opnemen